Từng lô hàng có phạm vi và đầu mối rõ ràng

Tiếp nhận và nhận diện theo lô

Mã lô hàng, danh sách sản phẩm và đầu mối liên hệ tạo cơ sở cho các bước tiếp theo. Thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp cần được đối chiếu để tránh dùng khác phiên bản về số lượng, model hoặc đóng gói.

• Đầu vào: danh mục hàng, nơi nhận và giao, tiến độ mong muốn, nhu cầu hồ sơ.
• Đầu ra cần xác nhận: phạm vi trao đổi, dữ liệu còn thiếu và người bổ sung.
• Điểm kiểm soát: phân biệt dữ liệu thực tế với dự kiến trước khi lập phương án.

Phân công theo phần việc

Phương án cần chỉ rõ phần nào TBS thực hiện, phần nào khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác đảm nhận. Không nên mặc định một đơn vị phụ trách tất cả chỉ vì báo giá được gửi từ một đầu mối.

• Tiếp nhận và tư vấn: tổng hợp nhu cầu, câu hỏi và mốc phản hồi.
• Kiểm tra chuyên môn: đối chiếu thông tin hàng và các điểm cần xác minh.
• Giao nhận: thống nhất kiện hàng, điểm bàn giao, phương án cân đo và hiện trạng.
• Đối chiếu: tập hợp kết quả công việc, hồ sơ và khoản thanh toán theo thỏa thuận.

Giữ căn cứ để đối chiếu

Danh sách hàng, ảnh hiện trạng theo phạm vi, biên bản hoặc xác nhận giao nhận giúp các bên trao đổi trên cùng dữ liệu. Khi cần mở kiện, kiểm đếm hoặc đóng gói bổ sung, nội dung và giới hạn phải được thống nhất trước.

Kiểm đếm chỉ phản ánh phần việc đã thực hiện. Việc đánh giá chất lượng, thử nghiệm chức năng hoặc chứng nhận sản phẩm cần được xem xét như phạm vi riêng.

Cập nhật khi điều kiện thay đổi

Khi nhà cung cấp đổi ngày giao, số lượng, quy cách hoặc địa điểm, các bên cần xem xét tác động tới chi phí, hồ sơ và kế hoạch. Nội dung cập nhật được gửi đến đầu mối có quyền xác nhận trước khi thực hiện phần việc bị ảnh hưởng.