Đọc phạm vi trước khi nhìn tổng tiền
Hai báo giá có tổng tiền khác nhau có thể đang mô tả hai phần việc khác nhau. Một bên báo đến điểm nhận trung gian, một bên gồm giao đến địa chỉ; một bên dùng số đo dự kiến, bên kia dùng số kiện thực tế. Vì vậy, tổng tiền chỉ có ý nghĩa khi đầu vào và phạm vi đủ tương đồng.
Trước tiên, kiểm tra báo giá dành cho sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu, điểm nhận và giao ở đâu. Xác định đây là báo giá dịch vụ hay gồm cả giá hàng. Nếu một dữ liệu chưa xác nhận, yêu cầu ghi rõ giả định được sử dụng.
1. Đối chiếu từng nhóm chi phí
Tách các nhóm: giá hàng nếu có; thu gom và giao nội địa tại Trung Quốc; kiểm đếm, lưu giữ, đóng gói; vận chuyển; phần xử lý hồ sơ; thuế và nghĩa vụ liên quan nếu được dự toán; giao nội địa tại Việt Nam; dịch vụ TBS. Không phải lô nào cũng phát sinh mọi nhóm.
Mỗi dòng nên cho biết công việc, đơn vị tính, số lượng tính và bên thanh toán. Các khoản chi hộ hoặc do nhà cung cấp thu cần được phân biệt với phí dịch vụ. Khi báo giá theo gói, đề nghị có danh sách việc đã gồm và chưa gồm để vẫn đối chiếu được.
2. Kiểm tra cơ sở cân đo và điều kiện giao nhận
Với khoản phụ thuộc khối lượng hoặc thể tích, hỏi số liệu được lấy ở đâu và thời điểm nào. Kích thước sản phẩm chưa đóng gói có thể khác kích thước kiện. Bao bì bổ sung, khung bảo vệ hoặc thay đổi cách xếp hàng có thể làm thay đổi dữ liệu tính.
Điểm kết thúc dịch vụ cần cụ thể. Giao tại điểm tập kết, giao đến cổng kho và đưa hàng vào vị trí sử dụng không cùng phạm vi. Xác nhận riêng yêu cầu nâng hạ, hẹn giao và điều kiện tiếp cận địa điểm nếu chúng ảnh hưởng công việc.
3. Phân biệt khoản xác định và khoản cần kiểm tra
Một báo giá cần nêu rõ khoản đã có căn cứ và khoản còn dự kiến. Nếu người phụ trách chưa đủ dữ liệu sản phẩm để kiểm tra hồ sơ hoặc nghĩa vụ liên quan, hỏi thông tin cần bổ sung và thời điểm có thể xác nhận lại.
Không tự diễn giải ô trống hoặc dòng “chưa gồm” là miễn phí. Cũng không suy ra rằng báo giá có một khoản thuế dự kiến đồng nghĩa mọi yêu cầu về sản phẩm đã được kết luận. Kết quả kiểm tra chuyên môn cần gắn với đúng hàng hóa và phương án.
4. Đọc hiệu lực, tiền tệ và mốc thanh toán
Tìm ngày lập, thời hạn áp dụng và phiên bản báo giá. Nếu có nhiều đồng tiền, cần nêu rõ cách xác định tỷ giá áp dụng theo thỏa thuận và mốc đối chiếu. Kiểm tra các đợt thanh toán gắn với công việc hoặc hồ sơ nào.
Khi chốt đơn sau thời hạn áp dụng hoặc thay đổi số lượng, địa điểm, đóng gói và lịch giao, đề nghị xác nhận lại. Lưu phiên bản đã thống nhất cùng các trao đổi điều chỉnh để các bên sử dụng chung một cơ sở.
5. Đối chiếu hồ sơ theo phương án giao dịch
Khách đứng tên nhập khẩu và khách giao ủy thác có cách phân công trách nhiệm khác nhau. Vì vậy, cần xác định ai cung cấp thông tin, ai đứng tên từng hồ sơ và ai nhận bản bàn giao. Nêu nhu cầu sử dụng chứng từ ngay khi xem phương án.
Danh mục giấy tờ phải phù hợp với giao dịch thực tế. Không coi một chuỗi ký hiệu như VAT, C/O hay chứng nhận chất lượng trên tài liệu quảng bá là cam kết tự động có đủ cho mọi lô. Hỏi tên giấy tờ cụ thể, điều kiện áp dụng và đầu mối xác nhận.
6. Thống nhất cách xử lý phát sinh
Một nội dung phát sinh cần mô tả việc thay đổi, lý do, dữ liệu đối chiếu, tác động chi phí và tiến độ. Các bên nên chỉ định người có quyền chấp thuận cùng cách ghi nhận trước khi thực hiện phần việc mới.
Khi bàn giao, đối chiếu phạm vi đã hoàn thành với báo giá và các thay đổi được chấp thuận. Nếu có chênh lệch, giữ mã lô hàng, chứng từ liên quan và nội dung phản hồi để trao đổi với đúng đầu mối. Không chỉ đối chiếu một tổng tiền mà bỏ qua các công việc cấu thành.
Năm câu hỏi nên chốt với người phụ trách
Báo giá đang tính cho dữ liệu hàng hóa và phạm vi nào? Điểm giao cuối cùng ở đâu? Những khoản nào đang dự kiến hoặc chưa gồm? Hồ sơ bàn giao được xác nhận theo phương án nào? Nếu thay đổi, ai duyệt và dùng phiên bản báo giá nào?
Một báo giá rõ giúp cả hai bên biết việc cần làm và điều kiện để thực hiện. Các nội dung trên là khung trao đổi thực tế, không phải bảng giá, kết luận thuế hoặc thay thế hợp đồng cho một lô hàng cụ thể.