Bắt đầu bằng một mô tả có thể đối chiếu
Thông tin càng cụ thể, người tiếp nhận càng dễ xác định phần việc cần kiểm tra. Anh/chị không cần có sẵn một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, nhưng nên phân biệt dữ liệu đã xác nhận và thông tin đang ước tính. Một danh sách gọn, có cùng mã sản phẩm với nhà cung cấp, hữu ích hơn nhiều ảnh gửi rời không có chú thích.
Nêu ngay mục tiêu trao đổi: cần vận chuyển, gom hàng, kiểm tra hồ sơ hay xem xét toàn bộ phương án nhập. Nếu đã tự thực hiện một phần công việc, ghi rõ phần đó để tránh nhận một báo giá trùng phạm vi.
1. Sản phẩm: nhận diện đúng mặt hàng
Chuẩn bị ảnh hoặc đường dẫn, tên sản phẩm, vật liệu, công dụng và thông số nhận diện. Với thiết bị, bổ sung model, catalogue và tình trạng mới hay đã qua sử dụng. Với một bộ sản phẩm, liệt kê thành phần chính và phụ kiện đi kèm.
Tên gọi trên sàn mua hàng thường chưa mô tả đủ cấu tạo hoặc mục đích sử dụng. Nếu chưa có thông số, hãy ghi “chưa có” và đề nghị nhà cung cấp bổ sung. Không đoán vật liệu hay dùng thông số của một sản phẩm nhìn tương tự để thay thế.
2. Số lượng và đóng gói: tách dữ liệu thật khỏi ước tính
Ghi số lượng theo từng mã, đơn vị tính, số kiện dự kiến, kích thước và khối lượng sau đóng gói. Nếu nhập nhiều nhà cung cấp, chia danh sách theo từng đơn để người tiếp nhận đối chiếu hàng đến.
Ảnh đóng gói nên cho thấy bao bì ngoài, vật liệu đệm và cách xếp hàng khi có thể. Với hàng dễ vỡ, cồng kềnh hoặc có yêu cầu nâng hạ, nêu đặc điểm đó ngay. Khi chưa cân đo, báo rõ đây là ước tính và hỏi mốc xác nhận số đo thực tế.
3. Điểm nhận: làm rõ phần việc của nhà cung cấp
Gửi địa điểm hàng sẵn sàng bàn giao, đầu mối nhà cung cấp và ngày dự kiến có hàng. Làm rõ nhà cung cấp giao đến đâu, đã bao gồm đóng gói hay vận chuyển nội địa chưa và bên nào chịu các khoản này.
Với nhiều điểm lấy hàng, ghi lịch sẵn hàng cho từng đơn. Việc một đơn đến muộn có thể ảnh hưởng điều kiện xuất gom, lưu giữ và kế hoạch giao. Nêu ưu tiên của doanh nghiệp: chờ đủ hàng hay xem xét chia chuyến theo phương án được xác nhận.
4. Điểm giao và thời điểm cần hàng
Cung cấp địa điểm giao tại Việt Nam và người phối hợp nhận hàng. Nếu nơi giao có hạn chế xe vào, cần nâng hạ, đặt lịch hoặc giao vào vị trí cụ thể, phải ghi rõ để thống nhất phạm vi.
Phân biệt ngày mong muốn với hạn bắt buộc của đơn hàng hoặc dự án. Đề nghị người phụ trách xác nhận mốc bắt đầu tính thời gian và các điều kiện để đạt lịch dự kiến. Ngày hàng rời nhà cung cấp không tự động là mốc bắt đầu của mọi phần việc.
5. Chủ thể giao dịch và nhu cầu hồ sơ
Nêu doanh nghiệp nào dự kiến đứng tên giao dịch, đã chọn phương án nhập hay cần trao đổi thêm. Liệt kê giấy tờ doanh nghiệp cần để đối chiếu hoặc hạch toán, cùng các chứng từ nhà cung cấp đang có.
Không chỉ nhắn “cần đủ chứng từ”. Hãy đề nghị xác nhận tên từng giấy tờ, chủ thể đứng tên, bên cung cấp, dạng bản nhận và thời điểm bàn giao. Với nội dung chuyên môn chưa đủ cơ sở kết luận, người tiếp nhận cần nêu rõ thông tin bổ sung và bước kiểm tra tiếp theo.
Trước khi gửi và sau cuộc trao đổi
Kiểm tra ảnh, bảng hàng và báo giá có cùng mã, số lượng và phiên bản hay không. Chỉ gửi thông tin cần thiết qua kênh đã xác nhận; che dữ liệu của khách hàng hoặc giao dịch khác không liên quan. Không cần cung cấp mật khẩu, mã xác thực hay dữ liệu tài khoản ngân hàng để bắt đầu tư vấn.
Kết thúc cuộc trao đổi bằng một danh sách ngắn: thông tin còn thiếu, người bổ sung, phần việc sẽ kiểm tra và mốc phản hồi được hai bên thống nhất. Khi nhà cung cấp đổi hàng hoặc số lượng, gửi phiên bản cập nhật cho cùng đầu mối để tránh dùng lại dữ liệu cũ.
Nội dung chuẩn bị cho cuộc trao đổi
Tôi muốn trao đổi phương án nhập hàng với TBS GROUP. Sản phẩm / đường dẫn / model: Vật liệu, công dụng và thông số: Số lượng / số kiện / kích thước / khối lượng: Nhà cung cấp và nơi nhận tại Trung Quốc: Nơi giao tại Việt Nam: Ngày sẵn hàng và thời điểm cần nhận: Chủ thể giao dịch và nhu cầu hồ sơ: Phần việc cần TBS hỗ trợ: Thông tin còn cần kiểm tra:
Tiếp tục tìm hiểu
Đọc báo giá nhập khẩu: phạm vi, khoản phí và điều kiện áp dụng